Esta é uma fase fundamental que antecede a tradução propriamente dita. Os documentos oficiais apresentam-se frequentemente em formato PDF ou imagem e têm um layout complexo e exigente que requer um excelente domínio e muita experiência com o MS Word. A preparação do ficheiro Word deve ser otimizada para a tradução e para a ferramenta de tradução, de modo a que a tradução seja rápida, sem erros e consistente. Os problemas mais comuns com estes documentos são os seguintes: legibilidade comprometida/difícil, texto manuscrito, texto sobreposto, texto apresentado verticalmente e/ou em forma circular, texto desalinhado, carimbos e selos com texto no interior, presença de mais do que uma língua e/ou diferentes tipos de letra, marcas de água, tabelas problemáticas com símbolos no interior das células, ficheiro protegido contra edição (OCR não funciona).